Автоматичний розподіл заявок у CRM між менеджерами

Правила призначення

Для однакових запитів працює черга, для різних продуктів — спеціалізація. Повторне звернення варто розглядати з урахуванням попереднього менеджера.

Зважаємо на графік, регіон, складність задачі й доступність співробітника, щоб не пересилати лід туди, де його не оброблять.

Якщо заявки приходять поштою, перевірте інтеграцію email із CRM та правила розподілу звернень.

Резервний сценарій

Поки менеджер у відпустці, заявки не повинні зависати без дій. Налаштовуємо перенаправлення й сповіщення про прострочену першу відповідь.

Внутрішні нагадування не прирівнюємо до автоматичної розсилки клієнту без згоди.

Для дзвінків менеджерів варто передбачити інтеграцію IP-телефонії з CRM та фіксацію пропущених викликів.

Тести і звіти

Перевіряємо різні джерела, позаробочий час, повторного клієнта та відсутнього виконавця.

Керівнику потрібні непризначені заявки й час першої реакції, а не тільки загальна кількість лідів.

В одному процесі можуть працювати сайт, реклама та Telegram-бот для лідів із загальними правилами маршрутизації.

Приклад кількох напрямків продажу

Компанія приймає замовлення на сайти та окремо на інтеграції CRM. Якщо всі звернення розподіляти випадково, менеджер може не мати потрібних знань. Краще призначати відповідального за категорією, а для загальних питань використовувати чергу.

Під час тестування варто відправити заявку поза робочим часом, повторний контакт і звернення без вибраної послуги. Кожен випадок повинен мати власника або резервний маршрут, інакше частина лідів залишиться непоміченою.